Wir bieten unseren Hostingkunden im Bereich Email eine Reihe von Funktionen, die das Senden und Empfangen und die Zustellbarkeit von Emails erleichtern und verbessern.
Der von uns verwendete Spamschutz besteht aus den Komponenten Greylisting, Prüfsummenvergleich, lernender Spamfilter und Absenderlisten.
Beim Greylisting handelt es sich um ein zeitweiliges Zurückweisen von Emails, die von unbekannten Servern stammen.
Emails von uns unbekannten Servern lehnen wir beim ersten Zustellversuch ab, erst beim zweiten Zustellversuch stellen wir sie zu.
Bis zum zweiten Versuch kann eine unterschiedliche Zeitspanne vergehen; der Empfang der Email verzögert sich dadurch unterschiedlich lange.
Nach der erfolgreichen Zustellung gilt der Server als bekannt und alle Nutzer erhalten Emails von diesem Server nun verzögerungsfrei.
Das Greylisting setzt darauf, dass Spamserver im Gegensatz zu regulären Email Servern nur einen Zustellversuch unternehmen, reguläre Server dagegen mehrere.
Kommt eine Email von einem uns bekannten Server, stellen wir sie sofort zu.
Wir können der Liste der bekannten Server Einträge hinzufügen und so verzögerte Zustellungen bei diesen Servern von Beginn an ausschließen.
Unser Server ist Teil eines Netzwerkes, das Prüfsummen von Emails untereinander austauscht und vergleicht. Spam wird dabei anhand von Ähnlichkeiten erkannt. Inhalte werden nicht ausgetauscht.
Wir können den Prüfsummenvergleich für Ihren Account ausschalten.
Landet Spam versehentlich in Ihrem Posteingang, können Sie dies korrigieren. Ihr Spamfilter lässt sich auf diese Weise trainieren:
Der Lernvorgang passiert direkt nach dem Verschieben in die Ordner. Sie können danach die Emails löschen. Das Löschen stößt keinen Lernvorgang an.
Kommt Spam immer wieder von bestimmten Adressen, können wir diese auf eine Sperrliste (Blacklist) setzen.
Sollen Emails von bestimmten Absendern nicht im Spamordner landen, können wir diese auf eine Whitelist setzen.
Jeder Nutzer hat eine eigene Black- und Whitelist. Wir können für Sie Einträge hinzufügen und löschen.
Zwei unterschiedliche Programme untersuchen sowohl eingehende, als auch ausgehende Emails auf Schadsoftware.
Findet eines der Programme Schadsoftware in einer Email:
Das Betreff der Hinweis-Email beginnt mit '[SMTPFilter: infected]'. Der Textteil enthält in vielen Fällen den Namen der gefundenen Schadsoftware.
Der Empfänger kann sich nun beim Sender melden.
Es kommt vor, dass der Virenscanner in einer Email das Muster einer Schadsoftware erkennt, obwohl diese sauber ist – besonders in Emails mit Dateianhang.
Schicken Sie dem Empfänger in diesem Fall die Email nicht erneut – der Virenscanner würde wieder anschlagen. Gehen Sie stattdessen so vor:
Informieren Sie uns. Wir werden die Email manuell prüfen. Ist sie frei von Schadsoftware, stellen wir sie zu und informieren Sie darüber.
Oder: Laden Sie die Datei, die den Fehlalarm ausgelöst hat, auf einen Server oder in die Cloud hoch und schicken Sie dem Empfänger den Link zu der Datei.
Der Empfänger kann die Datei nun im Webbrowser herunterladen.
Schickt Ihnen jemand eine verschlüsselte Email, können wir diese wegen der Verschlüsselung nicht auf Schadsoftware testen.
Wir stellen die Email nicht sofort zu. Wir informieren Sie darüber, wer Ihnen die Email schicken möchte. Wenden Sie sich in diesem Fall an uns.
Schickt Ihnen jemand eine ausführbare Windows Datei, stellen wir diese nicht sofort zu. Wenden Sie sich in diesem Fall an uns.
Jeder Nutzer kann zusätzlich zu seinem Email-Programm über einen Webbrowser auf sein Postfach zugreifen und Emails senden und empfangen.
Fragen Sie Ihren Systembetreuer nach der URL und bookmarken Sie diese.
Jeder Nutzer kann selbst für seinen Account eine Abwesenheitsnotiz einrichten.
Fragen Sie Ihren Systembetreuer nach der URL und bookmarken Sie diese.
Der Mechanismus reagiert pro Sender mit einer Abwesenheitsnotiz. Erst nach Ablauf einer Woche reagiert er erneut auf eine Email desselben Senders.
Emails werden trotz Abwesenheitsnotiz an Sie zugestellt.
Über 200 Milliarden Emails werden täglich weltweit verschickt, 180 Milliarden davon sind Spam.[1] Um eine hohe Zustellbarkeitsrate zu erreichen:
Bitten Sie Personen, denen Sie das erste Mal schreiben, um eine Empfangsbestätigung; dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht angekommen ist.
Sie können den Empfänger auch bitten, Ihre Email-Adresse in das Adressbuch seines Emailprogramms aufzunehmen.
Das Antworten, das Aufnehmen in die Kontakte oder das Herausziehen aus dem Spamordner werten Emailprogramme als Signal dafür, dass ein Absender seriös ist.[2]
Auf der Website Mail-Tester können Sie prüfen, ob eine Email, die nicht ankommt, vom empfangenden Server als Spam interpretiert wird.
Sie bekommen Verbesserungsvorschläge angezeigt und können sehen, ob die Methoden SPF und DKIM funktionieren.
(Verwenden Sie für den Test keine vertraulichen Informationen.)
